La Agencia Tributaria explica las cinco condiciones para que los autónomos puedan deducir el IVA de sus gastos

La Agencia Tributaria realiza cada año miles de requerimientos a los autónomos para comprobar sus declaraciones de IVA. Muchas de ellas acaban con una liquidación paralela y una multa por el importe que se haya dejado de ingresar. Según los expertos consultados, la mayoría de las sanciones que impone Hacienda al colectivo se deben precisamente a haber intentado deducir más gastos de los que le corresponderían al contribuyente o a haber incumplido alguno de los requisitos básicos de las deducciones en este impuesto.

La deducibilidad de los gastos de IVA es una de las polémicas más antiguas y que más problemas han traído a los autónomos con Hacienda. A diferencia de la ley de IRPF, que sí recoge un listado detallado de gastos deducibles, la normativa del IVA es mucho más confusa y sólo especifica lo que en ningún caso es deducible, como joyas, tabaco, donativos y demás gastos personales. Además, el artículo 95 de la Ley del IVA establece en su punto Uno que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.

A partir de ahí, el autónomo -o normalmente su gestor- debe determinar dependiendo de su actividad qué gasto es deducible y cuál no, conociendo siempre las líneas rojas como por ejemplo la deducción del vehículo -que para la mayoría de autónomos es deducible, como máximo, al 50%-, el combustible o determinados obsequios a clientes y proveedores. Sin embargo, más allá de los gastos concretos, la Agencia Tributaria sí ha establecido en su página web cinco criterios generales, requisitos básicos que debe cumplir cualquier gasto para poder ser deducible en IVA.

Cinco requisitos generales para que un gasto sea deducible en IVA, según la Agencia Tributaria

Según recoge la Agencia Tributaria en su página web, para poder deducir las cuotas de IVA soportadas se deben cumplir los siguientes requisitos:

Ser empresario o profesional a efectos del IVA. Éste sería el requisito más básico. Para poder deducir un gasto en IVA hay que ser autónomo o empresario a efectos de IVA, ya que los particulares no hacen declaraciones de este impuesto y tampoco tienen derecho a deducir los gastos.
Realizar operaciones que dan derecho a la deducción. Para poder deducir un gasto en IVA, lógicamente, la actividad que desarrolla el autónomo debe estar sujeta al impuesto. Por lo tanto, no podrán acceder a deducciones determinadas actividades como asistencia sanitaria, enseñanza, determinadas operaciones inmobiliarias o asistencia social.
Las cuotas soportadas deben referirse a bienes o servicios que se afecten a la actividad empresarial o profesional. Éste sería uno de los aspectos más problemáticos de las deducciones en IVA. A día de hoy no queda claro qué gastos sí y qué gastos no son deducibles para cada negocio. Lo que es deducible para un fontanero, como por ejemplo sus herramientas, seguramente no lo sería para un hostelero o para un comerciante. Además, hay gastos como el del vehículo en los que Hacienda suele poner en duda la vinculación a la actividad profesional para casi todas las actividades, exceptuando unas pocas como los taxistas o transportistas.
Estar en posesión de la factura o del documento justificativo del derecho a deducción, que deberá cumplir con los requisitos reglamentariamente establecidos y estar contabilizada en el Libro registro de facturas recibidas. Ésta sería otra de las condiciones que pueden generar problemas a los autónomos de cara a Hacienda. Si se extravía una factura y no se le aporta a la Agencia Tributaria en un requerimiento o si se le aporta un documento que no es válido -como una factura simplificada-, es posible que Hacienda liquide ese importe e imponga una sanción al autónomo.
Una vez cumplido lo anterior, ejercer el derecho a la deducción en la declaración-liquidación correspondiente, siempre que no supere el plazo de los cuatro años siguientes al momento del devengo de las cuotas de IVA. Hay que tener en cuenta que, lo habitual, debería ser aplicar la deducción de un gasto en la declaración del trimestre en el que se ha efectuado. Si se pasara el plazo, el autónomo tiene hasta cuatro años para aportarlo pero los expertos advierten que cuanto más tiempo pase desde que el gasto se efectuó, será más probable que Hacienda requiera al autónomo que justifique ese gasto.

¿Qué datos debe incluir una factura para ser deducible y cómo se tiene que contabilizar?

Según apunta la Agencia Tributaria, para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria, que dice que los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación. Ésta deberá cumplir además con los requisitos señalados en la normativa tributaria.

Esto significa que, antes de nada, para que un gasto sea deducible, la factura que lo justifica debe estar realizada correctamente. Según el reglamento de facturación, para que una factura cumpla los requisitos de la normativa tributaria y, por lo tanto, pueda servir como justificante de un gasto deducible debe de tener al menos, los siguientes datos:

Número de la factura y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
La fecha de su expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto. También hay que incluir el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
El tipo impositivo aplicado a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. (Será el importe deducible para el autónomo)
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
En el supuesto en el que cualquiera de las dos partes esté en un sistema especial (como el de criterio de caja), hacer una mención a ello en la factura

Libros donde se tienen que registrar todas las operaciones sujetas a IVA para ser deducibles

Además, para ser deducible, el gasto debe estar debidamente contabilizado. Según la Agencia Tributaria, los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deben registrar todas sus operaciones dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del impuesto. La contabilidad deberá permitir determinar con precisión tanto importe total del IVA repercutido a sus clientes como el importe total del impuesto soportado en la adquisición de bienes y servicios a sus proveedores.

Con carácter general los Libros registro del IVA son los siguientes:

Libro registro de facturas expedidas.
Libro registro de facturas recibidas.
Libro registro de bienes de inversión.
Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Los libros pueden ser llevados por medios electrónicos o informáticos en cuyo caso, se exige que conserven en soporte magnético u óptico, durante el periodo de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos.

En el caso de empresarios con un periodo de presentación de autoliquidaciones de IVA mensual, los Libros registro del IVA deberán llevarse a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).

¿Qué gastos suele admitir Hacienda como deducibles?

Consumos de explotación

Los consumos de explotación son la partida más amplia y con un mayor número de gastos deducibles para los autónomos, ya que son todos los gastos generados por la compra de materiales necesarios para el desarrollo de la actividad.

Estos productos necesarios para el desarrollo de la actividad que se han adquirido en el trimestre en curso son deducibles y suelen suponer el importe más elevado en las deducciones de la mayoría de los autónomos. No es fácil precisar los materiales o productos que son deducibles ya que, en este caso, dependerá por completo del tipo de negocio que tenga el autónomo. Un diseñador o arquitecto, por ejemplo, podría incluir como gastos deducibles sus compras de materiales de dibujo especiales, papeles, etc, mientras que un hostelero podría incluir el género que compra para cocinar y luego vender o las bebidas que sirve a sus clientes, así como los cubiertos, vasos y demás materiales necesarios para desarrollar su actividad.

Al igual que sucede con los consumos de explotación, los bienes de inversión son una de las partidas más fáciles de deducir para los autónomos y también de las más extensas, ya que dependen de cada actividad y perfil de negocio. Entre estos gastos entran todo tipo de maquinaria y bienes que se compran para la actividad, que pueden ir desde un secador de pelo para un peluquero, hasta un congelador industrial para un restaurante o carnicería e incluso las piezas de recambio para este tipo de maquinas.

Servicios de profesionales independientes que se necesiten:

Unos de los pocos gastos cuya deducción no da nunca problemas al autónomo son los de servicios profesionales de gestoría o asesoría. Al igual que los abogados o notarios Si el autónomo tiene un gestor o asesor para llevar su contabilidad, ha requerido de los servicios de un abogado o de un profesional externo para el desarrollo de la actividad, puede deducirse en la declaración trimestral el importe de sus facturas. Un gasto fácilmente justificable pues está directamente relacionado con la actividad que desempeña el trabajador por cuenta propia.

Alquiler del local

El arrendamiento de un local de negocios es una operación sujeta al IVA por lo que genera siempre derecho a la deducción si en ella se desarrolla la actividad del autónomo. Sólo podrán deducirse este gasto los empresarios o profesionales que tengan el documento justificativo de su derecho, es decir, factura original expedida por el arrendador.

Gastos de manutención:

Una de las novedades de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor en enero de 2018, es la deducción por manutención. La normativa señala que los autónomos pueden deducirse hasta 26,67 euros diarios en gastos de comida en el territorio nacional y 48,08 euros si se han producido en un país extranjero.

Asistencia a ferias o eventos relacionados con tu actividad

Aunque es una de las deducciones más desconocidas por los autónomos, no suele acarrear problemas con la Administración. Es común que muchos autónomos acudan a ferias o eventos vinculados con su negocio en calidad de comprador o expositor. Siempre y cuando estén directamente relacionadas con el sector y pueda justificarse su relación con el negocio, son deducibles.

Inscripción a revistas profesionales

Al igual que sucede con la asistencia a ferias y eventos, la inscripción y cuotas de revistas, o incluso webs de información, son deducibles. Eso sí, siempre y cuando estén directamente vinculadas con la actividad que desempeña el autónomo.

Formación

Aunque desde el 1 de enero los autónomos ya pueden acceder a formación pública y gratuita – cotizan por ella desde hace un año-, esta oferta está aún por articular. Hasta el momento en que se ponga en marcha, la asistencia a cursos privados que formen al emprendedor o trabajador por cuenta propia en su sector es deducible.

Compra de un dominio web

En el mismo sentido que la compra de un ordenador, hacerse con un dominio para la web del negocio es perfectamente deducible. De hecho, es muy fácil de justificar. Si la plataforma está en marcha y el contenido es relativo al negocio o sector en el que desempeña el autónomo su actividad, no habrá duda posible.

Por supuesto, el pago de servicios de profesionales o desarrolladores que pongan en marcha dicha web también es deducible en la declaración trimestral.

Publicidad y tarjetas de visita

Los costes por publicitar tu marca o la de tu negocio son deducibles. Si, por ejemplo, un autónomo invierte una cantidad en Facebook ads o cualquier otro tipo de formato publicitario con el fin de dar visibilidad a su negocio, puede incluir estos gastos en su autoliquidación como deducibles. Además, los profesionales también pueden desgravar el IVA de los costes de crear tarjetas de visita para impulsar su marca personal o la de su negocio.

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos estos gastos no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

Internet y teléfono fijo

Aunque el internet y el móvil son gastos que, de por sí, podrían catalogarse como conflictivos por la dificultad que hay de acreditar el uso exclusivo para lo profesional, habría una excepción: las líneas que estén contratadas tan sólo para la oficina o local comercial. Sería el caso del teléfono fijo y el internet de un restaurante o de un despacho de abogados.

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos los gastos anteriores no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

Compra de un vehículo (hasta el 50% de IVA)

A pesar de que el vehículo es el gasto conflictivo de los autónomos con Hacienda por excelencia, en IVA no suele generar problemas su deducción siempre y cuando se incluya sólo la mitad del IVA. La Agencia Tributaria suele presumir un 50% de afectación de forma automática en la compra del vehículo y no entra casi nunca a comprobar estos gastos.

Cosa diferente son los gastos derivados del vehículo -combustible o revisiones-. Según los expertos, hay Administraciones que están siguiendo el mismo criterio que con la compra y hacen extensible este 50% de afectación, es decir, admiten que al poderse deducir la mitad de la compra del vehículo también se pueda deducir el 50% del carburante o el 50% de los gastos en reparaciones.

Fuente Original: Autonomos y Emprendedor