Hacienda confirma que los autónomos no podrán seguir utilizando Excel para facturar, salvo en estos supuestos
Según datos facilitados a este medio por TeamSystem, el 69% de los autónomos continúa emitiendo facturas con formatos como Excel, PDF, e, incluso, papel. Sin embargo, según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario, los autónomos no van a poder continuar utilizando Excel para facturar, salvo en determinados supuestos.
En concreto, si los trabajadores por cuenta propia utilizan Excel para generar directamente los libros de registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, “o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias”, el Excel tendrá la consideración de Sistema Informático de Facturación (SIF).
De esta forma, para poder continuar emitiendo facturas con Excel, la herramienta deberá cumplir con todas las exigencias del Reglamento de Sistemas de Facturación, y asegurar la inalterabilidad, la integridad, la trazabilidad, la conservación, y la legibilidad de sus formatos. Cosa que no suele suceder en los programas que usan la mayoría de los autónomos.
En estos casos, por tanto, para mantener el uso de Excel, habría que cerciorarse de poder cumplir con todos los requisitos. También, Hacienda podrá verificar si los procesadores u hojas de cálculo utilizadas para emitir las facturas cumplen los criterios de un Sistema Informático de Facturación según sus capacidades y las herramientas utilizadas. Por ejemplo, la posibilidad de incluir los nuevos códigos QR obligatorios.
Hacienda exigirá que los Excel de los autónomos cumplan nuevos requisitos a partir de 2026
En este sentido, los trabajadores por cuenta propia deben diferenciar entre una aplicación limitada del Excel —como sería para realizar simples listados de facturas emitidas—, y su uso para cumplir con las obligaciones tributarias. “Va a ser considerado un SIF o no en función de las utilidades que tenga”.
Cualquier programación adicional que permita convertir el Excel para generar libros registro, o la elaboración de Macros, o que permita tener las utilidades de un Sistema Informático de Facturación convencional, pasaría a estar dentro del reglamento, y, por tanto, tendría que cumplir con los requisitos.
Cabe recordar que las Macros permiten ejecutar repetidamente una serie de tareas en Excel para trabajar con datos de manera amplia; por ejemplo, mediante la elaboración de celdas o mediante la importación masiva de datos, que pueden ser utilizados para generar los campos o casillas del libro de facturas.
Adicionalmente, como se ha mencionado, si es de aplicación el reglamento, “para poder cumplir con los requisitos, el resultado final de estas herramientas debería contar también con una certificación, como si fuera cualquier SIF nuevo convencional”, señalaron desde la Agencia Tributaria.
Además, como ya avanzó este medio, todas las facturas que se emitan a partir de 2026 van a tener que incluir un código QR obligatorio para que el cliente pueda identificar los datos básicos de la operación y remitirlos cuando quiera a la Agencia Tributaria —salvo que solo facturen a clientes particulares—. Otro aspecto obligatorio del Reglamento de Programas de Facturación.
¿Existen alternativas para cumplir los requisitos en la emisión de facturas con Excel?
Según señalaron los expertos a este medio, aunque hay programas o aplicaciones que permiten mantener la trazabilidad en Excel para cumplir con los requisitos del reglamento, existen dudas acerca de cómo pueda interpretar Hacienda la transformación de los datos desde Excel.
Hay soluciones en el mercado que intentan adaptar los Excel actuales para facturar, pero recordaron que hay que analizar los posibles riesgos si la Agencia Tributaria considera que el formato utilizado es alterable y no garantiza el cumplimiento de los requisitos, ya que el objetivo principal del Reglamento de Programas de facturación es evitar la existencia de contabilidades B o que se utilicen software de doble uso.
Asimismo, según explicaron a este medio Emilio Martínez, CEO de TeamSystem, y Roberto Soto, jefe de producto de TeamSystem, en cuanto a aspectos más técnicos, “basándonos en la norma, tanto Word, como Excel, una vez entren en vigor las obligaciones, tendrían que tener una Macro excesivamente compleja como para que sea inalterable una cantidad facturada”.
Sanciones por incumplir con el Reglamento de Programas de Facturación
Como ya explicó este diario, Hacienda sancionará a los negocios y autónomos que tengan o utilicen programas de facturación sin certificar, o que no cumplan con los requisitos establecidos en la norma.
En concreto, se sancionará no solo el uso de este tipo de programas, también la mera tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el reglamento, aquellos casos en los que los programas empleados no estén correctamente certificados, o cuando se hayan manipulado los dispositivos o herramientas certificados.
Las sanciones a las que se tendría que hacer frente en estos casos alcanzan los 50.000 euros por cada ejercicio o año en el que se hayan cometido las infracciones.
Fuente original: autonomosyemprendedor