Como Asesor, ¿cuánto tiempo debo conservar la documentación de mis clientes?

El elevado volumen de clientes y la cantidad de gestiones que ello conlleva para las asesorías, puede traer consigo que la documentación que éstas deben manejar para dar cumplimiento a las obligaciones fiscales, laborales, contables o mercantiles sea elevada, pudiendo plantear problemas en cuanto a su custodia y conservación. Así, una asesoría en el ejercicio de su actividad, como la responsabilidad en la que podría incurrirse por no revisar la documentación de sus clientes. Ahora bien, en esta ocasión, nos centraremos en la obligación de conservar y custodiar la documentación según su propia naturaleza.

Cumplimiento de obligaciones: ¿llevanza propia o externalizar a una asesoría?

Las empresas y autónomos, para dar cumplimiento a sus obligaciones contables, fiscales, laborales o mercantiles, disponen de la posibilidad de ser ellas mismas, por medio de trabajadores, las que realicen las operaciones y tareas tendentes a ello o, por otra parte, externalizar dicho servicio para que sea una asesoría quien lo haga.

A. Cumplimiento de obligaciones por la propia empresa

Si se encuentra en el primero de los casos, deberá tener en cuenta los distintos plazos de prescripción que prevén las normas jurídicas, en función de la naturaleza de las obligaciones; pues, una vez cumplidos, podría entenderse que ya no existe esa obligación de conservar la documentación para la empresa, sin perjuicio de que sea recomendable hacerlo. Los resumimos en la siguiente tabla:

Materia	Prescripción	Normativa
Contable y mercantil.	6 años	Artículo 30 Código de Comercio
Fiscal: liquidar o exigir el pago de deudas tributarias.	4 años	Artículo 66 Ley General Tributaria
Fiscal: comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación. (Leer más)	10 años	Artículo 66 bisLey General Tributaria
Laboral: infracciones.	3 años	Artículo 4.1Real Decreto Legislativo 5/2000
Seguridad Social: infracciones	4 años	Artículo 4.2Real Decreto Legislativo 5/2000
Prevención de Riesgos Laborales: infracciones	1 año – leve	Artículo 4.3Real Decreto Legislativo 5/2000
	3 años – grave
	5 años – muy grave

No sólo han de tenerse en cuenta estos plazos, sino que existen otras operaciones en las que se genera documentación y es aconsejable conservarla durante un periodo de tiempo superior:

1. Documentación sobre préstamos: hasta que su importe sea totalmente satisfecho.
2. Documentación sobre inmovilizado: hasta que sea totalmente amortizado o se venda el activo.
3. Las facturas y justificantes deben conservarse por el plazo previsto en el art. 29.2 e) LGT y 165.1 de la Ley del IVA de 4 años. (Leer más) 
4. La documentación relativa a bases imponibles negativas, durante los 4 periodos siguientes a su compensación.

B. Externalización a una asesoría

En otras ocasiones, se opta por externalizar la llevanza de la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales mediante los servicios profesionales de una asesoría, consultoría, …, en definitiva, un profesional. En este caso, podrían surgirnos dudas sobre el tiempo por el que estos profesionales deben conservar y custodiar la documentación de sus clientes (en caso de tener obligación de hacerlo).

Sobre esta cuestión se pronunció la Dirección General de Tributos (DGT) en la Consulta Vinculante V3440-13. En este caso, se trataba de una asesoría dedicada a la confección mensual de nóminas, seguros sociales, altas y bajas de trabajadores y contratos que quería conocer si tenía obligación de conservar la documentación de sus clientes.

La Dirección General de Tributos basó su respuesta según lo previsto en el artículo 29.2 e) LGT, en función del cual se dispone que los obligados tributarios deben «conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias».

En concreto, la DGT considera que es el obligado tributario quien debe conservar dicha documentación en la medida en que guarde relación con sus obligaciones tributarias, como así se desprende de una interpretación literal del artículo 29.2.e) LGT.

Ahora bien, puede darse la posibilidad de que, en virtud del contrato firmado entre asesoría y cliente o la representación voluntaria que el cliente otorgue a su asesoría, sea ésta quien deba conservar y custodiar los documentos. En relación con ello, la DGT considera que se trata de relaciones jurídico-privadas entre ambos, por lo que habría que estar a lo convenido entre las partes. Por ello, resulta recomendable la contratación de un seguro de responsabilidad civil para asesorías que pudieran cubrir los daños causados por pérdida o extravío de documentos del cliente.

Debe tenerse en cuenta, en este sentido, el contenido de los apartados 3 y 4 del artículo 33 de la Ley de Protección de Datos ya que se prevé que el responsable del tratamiento de los datos (en este caso la asesoría o profesional), no podrá destruir esa documentación cuando exista obligación de conservarla, debiendo devolverla a su responsable. Además, también, en el apartado 4, se prevé que podrá el responsable del tratamiento (asesoría) conservarla cuando, de su destrucción, podría derivársele responsabilidad en función de su relación con el responsable de los datos.

Conclusiones:

1. De la lectura de los artículos 30 del Código de Comercio y 66 LGT, para obligaciones contables, mercantiles y fiscales respectivamente, se hace expresa alusión tanto a empresarios, como a obligados tributarios; realizando una interpretación literal, ha de entenderse que son ellos quienes tienen la obligación de conservar y custodiar los documentos a los que se refiere. Por lo tanto, con independencia de quién lleve la contabilidad o presente las autoliquidaciones correspondientes, son los obligados tributarios y los empresarios quien deben conservarlos por el tiempo establecido en la normativa; no se prevé ninguna obligación para los asesores.
2. La Consulta Vinculante V3340-13 consideró que es el obligado tributario quien debe conservarlos, a efectos de lo dispuesto en el artículo 29.2 LGT. Ahora bien, habrá de estar a lo pactado entre las partes en el contrato o a la representación voluntaria que la asesoría pueda ostentar con respecto de su cliente.
3. La documentación debe entregarse al cliente en caso de este reclamarla, pues así lo prevé la Ley de Protección de Datos, en tanto en cuanto existe esa obligación legal de conservarla.